Mailarchvierung für kleinen Betrieb - jemand Erfahrungen mit ecoMAILZ?

[PPrecht]

Hallo,

ein Bekannter hat einen kleinen Betrieb. Bislang werden die Mails via Outlook per POP3 auf den PC geladen.
Durch große Anlagen sind die PST-Dateien relativ groß
Die vorhandenen PST Dateien werden regelmäßig auf externen Festplatten gesichert.
Damit ist es keine juristisch vollwertige Archivierung sondern nur ein Backup.

Jetzt soll es sauber geregelt werden und von der Handwerkskammer wurde das Programm ecoMAILZ empfohlen (https://www.ecodms.de/index.php/de/ecomailz).

Ich habe es mir einmal für ihn angeschaut - sieht von der Konfiguration ja relativ einfach aus.
Meine Postfächer in Outlook führe ich über POP3/SMTP , deshalb habe ich keine Kenntnisse via IMAP
Vielleicht gibt es ja einen Nutzer des Programms, der diese Fragen beantworten kann.

Folgende Fragen stellen sich nach dem ersten Einlesen:

1. Ich ging bisher davon aus, dass, wenn ich Mails aus Outlook (POP3) versende, diese im Postfach (Webmailer) nicht zu finden sind. So ist es auch, aber nach Installation des Programms stelle ich fest- eine per POP3 / SMTP aus Outlook versendete Mail taucht im Archivierungsprogramm unter Gesendet auf (??)
2. Bisher ging ich davon aus, dass damit auch die ausgehenden Mails im Archiv landen der Abruf auf IMAP umgestellt werden muss. Also heißt es dann wohl die vorhandene PST Datei zu sichern, das POP3 Postfach zu löschen, neu als IMAP-Postfach einzurichten und dann die Mails aus der gesicherten PST zu importieren. Nach den Erfahrungen aus 1 - wohl nicht??
3. Gibt es eine Möglichkeit, die vorhandenen Mails aus den PST-Dateien möglichst ohne Umweg über das IMAP Konto direkt in die Archvierung zu überführen oder muss der angedachte Weg unter 2 durhgeführt werden? Laut Programmbeschreibung gibt es eine Schnittstelle zum Dateisystem - aber statt des erhofften Imports aus einer PST Datei findet sich nur die Auswahl eines zu überwachenden Ordners?
4. Auf den 5 PC befinden sich zum Teil mehrere PST-Dateien - pro PC in Summe 20 - 50 GB. (Mails mit vielen Anlagen in zahlreichen Unterordnern) Wenn diese im IMAP Postfach wieder importiert werden wird dann der lokale Datenbestand regelmäßig mit den Daten auf dem Mail-Server abgeglichen - geht da bei einer 100.000er DSL Leitung nicht die Performance des Internetzugangs in die Knie?

Vielen Dank

 

[netghost78]

Kennt jemand die 7 Ps? "Proper Planning and Preparation Prevent Piss-Poor Performance"

Gibt es den Spruch schon auf einem Shirt?

 

[Mornsgrans]

Wie fast immer kennt Google die Antwort:

https://www.redbubble.com/i/t-shirt/Proper-Preparation-Prevents-Piss-Poor-Performance-by-Triceratops/15988263.FB110

 

[PPrecht]

So jetzt bekomme ich gerade eine Glaubenskrise.
Habe zum Testen mal ein Mailkonto mit IMAP in Outlook eingerichtet.

Dort eine Mail versendet und sie taucht im lokalen Outlook auch unter "Gesendete Objekte" auf.
Diese Mail erscheint aber nicht im Archivierungsprogramm.

Also mal kurz Thunderbird installiert und das gleiche Konto dort auch als IMAP eingerichtet. Von dort eine Mail versendet und siehe da, diese taucht im Archivierungsprogramm auf. Die von Outlook versendete Mail taucht dort aber nicht in Thunderbird als gesendete Mail auf...

Ich dachte, der große Vorteil von IMAP sei, dass alle Geräte den gleichen Stand durch einen Ordnerabgleich haben?
Warum klappt das hier nicht?

Ok, erste Erkenntnis:

Habe jetzt herausgefunden dass es im Webmailer dann zwei Ordner gibt "Sent" und "Gesendete Objekte" Thunderbird speichert in Gesendete Objekte, Outlook in Sent. OK, mal den Ordner Sent beim Archivprogramm hinterlegt. Klappt leider auch nicht ;-(


Weitere Frage:
bei ecoMailz kann man die alten / vorhandenen Mails über eine Schnittstelle als *eml importieren was auch im Test gut klappte.

Beim anderen Anbieter hiess es dann, man müsse die vorhandenen Nachrichten in Outlook importieren damit sie auf den Server kopiert werden und dann vom Archivprogramm erfasst zu werden.....


Reicht es theoretisch aus, die Mailordner in das lokale Postfach zu verschieben / zu kopieren und beim Synchronisieren werden diese auf den Server hochgeladen? Automatisch oder muss man das irgendwie anstoßen?

Sah doch alles so einfach aus, aber das ist es definitiv nicht..

 

[Snuffchen]

Also hier funktioniert das mit Outlook und einem 1&1 Konto das per IMAP eingebunden ist. In den Einstellungen von Outlook gibt es auch noch eine Option "Nachrichtenkopien in den Ordner Gesendete Elemente legen"

 

[Mornsgrans]

Habe jetzt herausgefunden dass es im Webmailer dann zwei Ordner gibt "Sent" und "Gesendete Objekte" Thunderbird speichert in Gesendete Objekte, Outlook in Sent.

Der Ordner sollte sich in Outlook auch einstellen lassen.

 

[PPrecht]

Also hier funktioniert das mit Outlook und einem 1&1 Konto das per IMAP eingebunden ist. In den Einstellungen von Outlook gibt es auch noch eine Option "Nachrichtenkopien in den Ordner Gesendete Elemente legen"

Das ist der vergleichbare Screenshot aus Outlook 2019 - oder ist da ein Fehler bei der Beschriftung?

Mal den Haken gesetzt - aber dann wird die Mail tatsächlich nicht unter Gesendete Objekte gesichert.


Nachdem mein eigenes Testkonto bei IONOS wie erwartet funktioniert habe ich für die Firma mal ein neues Testkonto eingerichtet.
Und damit läuft es jetzt sowohl als Kopie in Outlook als auch im Archivprogramm.

Scheint wohl nich irgendwas am alten Konto nochzu blockieren (war vorher als POP3 eingerichtet